CRM-järjestelmä

Nykyajan hektisessä businessmaailmassa ohjelmistot helpottavat monia tehtäviä ja ohjaavat prosesseja tehokkaampaan suuntaan. Taloushallinnon järjestelmät ja erilaiset toiminnanohjausjärjestelmät ovat monelle tuttuja ja niiden käyttö on ollut jo pidempään arkipäivää. Kilpailun kasvaessa ja myynnin kehittyessä tilausten vastaanotosta aktiiviseen myyntiin on monelle tullut tarve ylläpitää asiakasdataa ja hankkia työkalu ohjaamaan ja helpottamaan myyntiä.

Markkinoilla onkin lukuisia järjestelmiä asiakkuudenhallintaan (CRM, customer relations management) sekä myyntiin. Missä vaiheessa yrityksen kannattaa siirtyä kovalevyillä pyörivistä exceleistä CRM- järjestelmään ja mitä järjestelmä tuo myynnin johdolle sekä yrityksen johdolle?

Muistiinpanovihko, Excel vai tehokas CRM-järjestelmä – kas, siinäpä pulma

Monella yrittäjällä ja myynnin vetäjällä on varmasti erilaisia mielipiteitä myynnin työkaluista. CRM-järjestelmän tarpeellisuutta ja järkevyyttä voidaan miettiä esimerkiksi seuraavien asioiden kautta.

• Asiakkaiden määrä – Mikäli asiakaskunta koostuu kymmenistä asiakkaista eikä ole tarkoituskaan hakea kasvua, niin monipuolisella CRM-järjestelmällä voidaan ampua tykillä kärpästä.

• Kontaktoinnin laatu ja tiheys – Mikäli vuoropuhelu asiakkaan kanssa on jatkuvaa ja tapahtuu eri kanavia pitkin sekä lisämyynti on aktiivista, niin CRM-järjestelmä tuo tehokkuutta ja etuja toimintaan. Jos taas asiakkaaseen ollaan yhteydessä kerran pari vuodessa, niin järjestelmä ei tuo juurikaan lisäarvoa.

• Asiakastiedon laajuus – Mikäli asiakkaasta halutaan kerätä kattavasti tietoja ja asiakkuudenhoidon historiaa, niin CRM-järjestelmä on ainoa oikea vaihtoehto.

• Myyntiprosessin pituus ja myyntiprojektien määrä – Mikäli myyntiprojekti vaatii useamman viikon tai kuukauden ja niitä on meneillään samanaikaisesti useita, niin CRM-järjestelmä tuo tehokkuutta ja hallintaa tekemiseen.

Eli:

Tiivistettynä voisikin mainita, että erilaisia järjestelmiä on tänä päivänä niin paljon tarjolla ja osaan pääsee kiinni ilmaiseksi, joten kehotankin poikkeuksetta kaikki toimijoita tutustumaan vaihtoehtoihin. Parhaimpaan lopputulokseen päästään, kun CRM-järjestelmä kytkeytyy saumattomasti toiminnanohjausjärjestelmään, jolla voidaan hoitaa työt ja työnohjaus sekä laskutus ja raportointi.

CRM-järjestelmän hyödyt johdolle

Tehokas myynnin johtaminen on yksi tärkeimmistä yrityksen kilpailukykyyn vaikuttavista tekijöistä. Myyntiprosessi ja myynnin mittarit ovat johtamisen keskiössä. Onkin erittäin tärkeää miettiä, mitä oikeasti halutaan mitata. Seurattavien mittarien tarkastelu pitää myös olla jatkuvaa, että osataan tarvittaessa muuttaa myynnin painopisteitä. Kuten Peter Drucker kirjoitti: ”What get measured gets managed”.

Myynnin mittarit kertovat johdolle myynnin suunnan ja tämän avulla voidaan laatia tavoitteita ja ennusteita. Mittareita voi toki olla monia ja kehittyneimmillään koontinäyttö, eli dashboard, koostuu aktiviteettimittareista, euromääräisistä mittareista sekä kehittyneemmistä mittareista, kuten esimerkiksi myyntisuppilon virtausnopeudesta tai myyntiputken arvosta suhteessa myyntitavoitteeseen.

CRM- ja myyntijärjestelmä toimii eräänlaisena ohjauspaneelina myyntijohdolle, josta näkee myynnin kehityksen ja painopisteet. Mittaristo kertoo myös, milloin pitää tehdä korjausliikkeitä ja milloin näyttää siltä, että pitää saada lisää myyntivoimaa tai haastavammassa tilanteessa karsia sitä. Järjestelmät tuottavat myös monipuolisia raportteja yrityksen ylimmälle johdolle koko yrityksen tai liiketoiminnan tilanteesta, joita voidaan hyödyntää esimerkiksi strategiatyössä sekä tulevaisuuden näkymiä arvioitaessa.

Napakka yhteenveto

CRM-järjestelmä tuo tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä asiakkuudenhallintaan ja myyntiin. Siitä hyötyvät niin myyjä kuin myynnin johto sekä useimmiten myös asiakas parantuneen asiakaspalvelun ja asiakaskokemuksen johdosta. Johdolle CRM-järjestelmä antaa mahdollisuuden analysoida myyntiä ja sen kehittymistä sekä mahdollistaa reaaliaikaisen tiedon meneillään olevista myyntiprojekteista ja niiden vaiheista ja tuloksista. Järjestelmiä on tarjolla todella monipuolisista kevyihin ja helposti käyttöönotettaviin, joten jokaiselle yritykselle löytyy varmasti omiin tarpeisiin sopiva.

Kuten jo aikaisemmin kirjoitin, niin tehokkaimmillaan CRM-järjestelmästä myydyt projektit siirtyvät saumattomasti toiminnanohjausjärjestelmään ja näin prosessissa eteenpäin. Mikäli edellä mainitun mukainen ratkaisu kiinnostaa, niin kerromme mielellämme lisää!