Datan määrä yrityksessä kasvaa jatkuvasti ja järjestelmien kehittyessä dataa kerätään yhä enemmän. Datalla ei sinänsä tee mitään, mikäli sitä ei osata hyödyntää ja esittää oikeassa muodossa. Raportointi onkin olennaista menestyvässä liiketoiminnassa. Tärkeä tekijä yrityksen menestymisen kannalta on johdon raportointi.

 

Laskutus on siirtynyt tänä päivänä lähes kokonaan sähköiseksi. Vielä on kuitenkin paljon eroja siinä, miten laskut tehdään tai miten laskut muodostuvat. Parhaimmillaan laskut muodostuvat automaattisesti tehdyistä töistä tai myydyistä tavaroista/palveluista.

 

Miksi raportointi on yrityksen menestymisen kannalta niin tärkeää ja mitkä ovat johdon raportoinnin hyödyt? Entä mitä hyötyjä saadaan automatisoimalla laskujen muodostus?

 

Tiedolla johtaminen ja Business Intelligence

 

Nykyään puhutaan paljon tiedolla johtamisesta ja liiketoimintatiedon hallinnasta (BI – Business Intelligence). Tiedolla johtaminen tarkoittaa olemassa olevan tiedon hyödyntämistä päätöksenteossa sekä liiketoiminnan kehittämisessä, joten mitenkään mystisestä asiasta ei siis ole kyse. BI:n tavoitteena on kerätä ja yhdistää eri järjestelmissä oleva tieto sekä analysoimalla tätä informaatiota tarjota uutta tietoa päätöksenteon tueksi. Joissain tapauksissa tieto on saman järjestelmän sisällä, esim. toiminnanohjausjärjestelmän, joten informaatiota kerätään järjestelmän eri osista, kuten asiakastiedoista, töistä, arvioista ja toteumista ja laskutuksesta.

 

Johdon raportointi – raportoinnin hyödyt johdon näkökulmasta

 

Yrityksen raportoinnin tulee perustua aina omiin tarpeisiin ja lähtökohtiin. Raportit voivat olla lukuja, kuvaajia tai näiden yhdistelmiä sen mukaan, mikä liiketoimintaa parhaiten palvelee. Parhaimmillaan raportointi on reaaliaikaista, jolloin näkymä tarjoaa yleiskatsauksen juuri sen hetkiseen yrityksen tilanteeseen. Kun kyseessä on johdon raportointi, seurattavia asioita ovat esimerkiksi yrityksen tuloslaskelma, tase ja erilaiset KPI:t.

 

Raportit tarjoavat oleellista tietoa tukien liiketoiminnan ohjausta sekä kehitystä, johdon päätöksentekoa ja tavoiteasetantaa. Mahdollisimman automatisoitu raportointi mahdollistaa yrityksen johdon keskittymisen oman liiketoiminta-alueen johtamiseen ja kehittämiseen aikaa vievän lukujen pyörittelyn sijaan. Mikäli yrityksen johdon pitää raportoida erilaisille sidosryhmille, niin hyvä raportointi lisää luottamusta yritystä ja sen johtoa kohtaan.

 

Laskujen muodostus automaattisesti

 

Kuten raportoinnissa, automatisoinnista on hyötyä myös laskutuksessa. Monesti laskut tekee vielä laskuttaja tehtyjen töiden ja myytyjen tavaroiden/palvelujen perusteella. Tiedot ovat kuitenkin jo järjestelmässä olemassa, joten laskujen muodostus olemassa olevien tietojen perusteella säästää huomattavasti aikaa ja vähentää virheiden mahdollisuutta. Laskujen lähetys voidaan myös automatisoida tai jättää laskuttajan tehtäväksi tarkastuksen ohessa. Parhaaseen lopputulokseen päästään automatisoimalla koko putki myynnistä laskutukseen ja tekemällä reaaliaikainen näkymä yrityksen avainlukuihin raportoinnin muodossa.

 

Järjestelmien on tarkoitus helpottaa tekemistä ja vapauttaa resursseja tuottavaan työhön. Olemme automatisoineet monen asiakasyrityksemme liiketoimintaprosesseja ja voimme varmasti auttaa sinuakin oikeaan suuntaan.