Huoltokirjasta puhuttaessa monilla tulee ensimmäisenä mieleen se pedantisti tai vähemmän pedantisti täytetty vihkonen, joka löytyy yleensä auton hansikaslokerosta. Tosin nämäkin alkavat nykyään olemaan entistä enemmän sähköisessä muodossa. Miten huoltokirja sitten liittyy toiminnanohjausjärjestelmään ja minkälaisia hyötyjä se tuo tullessaan?

 

 

Historiatiedot ohjaavat toimintaa

 

Tehokkaista toiminnanohjausjärjestelmistä tulisi aina löytyä huoltokirja, josta käy ilmi asiakkaan työkohteelle tehdyt toimenpiteet suoritusaikoineen. Kuten hyvin tiedetään, niin kunnossapito on laitteiden ja koneiden kustannustehokkuuden, luotettavuuden ja odotettavissa oleva käyttöiän tärkein tekijä. Sähköinen huoltokirja toiminnanohjausjärjestelmän sisällä mahdollistaa sen, että historiatiedot suoritetuista töistä ja huolloista ovat kaikkien saatavilla eikä tietoa tarvitse kaivella eri lähteistä ja soitella kollegoille. Parhaassa tapauksessa myös asiakas näkee oman työkohderekisterinsä historian asiakasportaalin kautta.

 

Laitteilla ja koneilla on useimmiten kiinteät huoltosyklit, jotka ohjaavat toimintaa. Välillä tulee kuitenkin yllättäviä vikoja ja lisähuoltoja, jotka ovat normaalin huoltosyklin ulkopuolella. Tällöin kaikesta tehdystä työstä, varaosista sekä huoltoajoista jää tiedot huoltokirjaan. Tällä tiedolla voidaan ennakoida huoltoja ja osien vaihtotarpeita, jotta toiminnan jatkuvuus voidaan varmistaa. Tiedolla johtaminen tehostaa kunnossapitoa huomattavasti.

 

 

Huoltokirja tuo mukanaan erilaisia hyötyjä

 

Edellisessä kappaleessa sivuttiinkin jo hyötyjä, mutta kehittynyt huoltokirja ja esimerkiksi siihen liitetty automaattinen viestintä tuo mukanaan kilpailuetua sekä parantaa asiakaskokemusta. Kun huoltotarpeet voidaan ennakoida niin esimerkiksi seuraavat hyödyt ovat saavutettavissa:

 

• Huollon ja toiminnan standardointi tuo mukanaan kustannussäästöjä
• Tarvittavat huolto-osat voidaan varastoida hyvissä ajoin – lyhyemmät vasteajat
• Historiadatan hyödyntäminen ja ennakointi vähentää yllättäviä korjaustarpeita ja tilanteita
• Tarkka dokumentointi tehdyistä toimenpiteistä osineen ja suoritusaikoineen

 

–> Kustannustehokkaampaa tekemistä ja parantunut asiakaskokemus

 

Automaattinen viestinä tuo paljon erilaisia lisähyötyjä yhdistettynä huoltohistoriaan. Järjestelmä voi lähettää automaattisesti muistutuksia huollon lähestymisestä tai hoitaa koko huoltoajan vahvistuksen automaattisesti. Tehdyistä töistä voidaan muodostaa lähtemään raportti sähköpostilla, kun työ on kuitattu valmiiksi. Mahdollisuudet ovat lähes rajattomat ja ne ovat täysin räätälöitävissä asiakastarpeen mukaan. Onnistunut asiakasviestintä tuo kilpailuetua sekä lisäarvoa asiakkaalle.

 

Autamme mielellämme asiakkaitamme rakentamaan juuri heidän tarpeisiinsa sopivan kokonaisuuden, joka huomioi sekä toimittajan että asiakkaan tarpeet. Olemme tehostaneet useiden asiakasyritystemme toimintaa tehokkaalla työnohjauksella, jossa huoltokirja ja automaattinen viestintä ovat avainasemassa.