Toiminnanohjausjärjestelmän Hyödyt
Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt
Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt
Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt verrattuna esimerkiksi Excel-lomakkeisiin tai paperilappuihin ovat selkeät. Lipuilla ja lapuilla ei toimintaa oikeasti ohjata tai kehitetä, vaan usein voidaan sanoa sen olevan toiminnasta selviytymistä. Listasimme muutamia sellaisia toiminnanohjausjärjestelmän hyötyjä, joita ei välttämättä tule miettineeksi, ennen kuin sellaiset on itsellä käytettävissä.
Monella yrityksellä on käytössä toiminnan vuosikello, jossa on kuvattu mitä milloinkin tehdään. Tuo toiminnanohjaamisenkin apua tuova työkalu on ihan hyvä, mutta vaikka tiedettäisiinkin mitä kaikkea pitää vuoden aikana tehdä, on tehtävien luominen ja dokumentointi silti tehtävä joka vuosi. Toiminnanohjausjärjestelmällä tietyin väliajoin tai muiden ehtojen mukaan toistuvia töitä voidaan automatisoida siten, että järjestelmä huolehtii ne kalenteriin myös tulevaisuuteen, eikä niitä tarvi etukäteen muistella, että missä sitä näin alkuvuodesta pitikään käydä. Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt tulevat hyvin esiin sellaisissa töissä, jotka ovat henkilölle rutiinia ja jotka voidaan toiminnanohjausjärjestelmän avulla automatisoida.
Työpaikan kahvipöydässä voi kuulla keskusteluja, joissa vertaillaan kuka on puhunut puhelimeen eniten päivän aikana. Keskustelu jatkuu usein siten, että harmitellaan miten paljon puhelimessa käytettynä aikana olisi saanut tehtyä niin sanottuja oikeita töitä. Hektisen aamun käskynjaon jälkeen työntekijät ovat ottaneet omat päivän työmääräimet ja lähtevät suorittamaan tehtäviä. Ensimmäisen tunnin aikana työnjohtaja saa asiakkailta uusia tietoja ja tilauksia, mutta reagointi niihin ja tiedon saaminen kentälle vaatii taas lisää puheluita. Vaikka alkuun moni kuvitteleekin, ettei yrityksellä ole tarvetta reaaliaikaiseen tiedon jakamiseen kentälle, alkaa arki näyttämään hyvin usein, että sitä tunneittain vaihtuvaa tietoa onkin hyödyllistä päivittää myös työntekijöiden tietoon reaaliajassa. Kun tieto on työntekijöille toiminnanohjausjärjestelmän avulla reaaliaikaista, tarve puheluiden soittamiseen tai viestien lähettämiseen pienenee merkittävästi.
Olan takana innokkaasti omasta laitteestaan, ja esimerkiksi sen huollosta kyselevä asiakas ei todennäköisesti nopeuta työn valmistumista. Huoltotyön ollessa aikaveloitteista, ei ongelma hieman pitkittyvästä työajasta ole suuri asiakkaan maksaessa ajasta, mutta mitäs jos asiakas kysyykin todella vaativia kysymyksiä, eikä ensimmäistä kertaa juuri kyseistä laitemallia huoltava asentaja tiedäkään vastauksia? Asiakas olettaa huoltaja olevan ammattilainen ja tietävän omasta laitteestaan kaiken mahdollisen. Jos näin ei olekaan, toiminnanohjausjärjestelmään tallennetut tiedot laitteesta ja sen käyttö- ja huolto-ohjeet pelastavat työntekijän kentällä ja vaativiinkin ongelmatilanteisiin löytyy tiedot ja ratkaisut.
Huomio blogin lukija, joka asut omakotitalossa! Koska olet vaihtanut ilmanvaihtokoneen suodattimet tai tarkistanut öljykattilan kunnon? Jos et muista, eikö olisi mukava, jos laitteen sinulle myynyt yritys muistuttaisi sinua noista pienistä omatoimihuolloista vaikka tekstiviestillä, eikä sinun tarvisi huolehtia ja muistella milloin piti tehdä mitäkin? Usein toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt juuri asiakkaan näkökulmasta unohtuvat, mutta hyvä toiminnanohjausjärjestelmä tarjoaa hyviä ominaisuuksia myös järjestelmää käyttävän yrityksen omalle asiakkaalle. Loppuasiakasta muistutetaan tulevista toimenpiteistä laitteille ja huoltopalveluita tarjotaan laitteen huoltosuunnitelman mukaan. Maahantuojalta tuleva takaisinkutsu tai huoltomääräys esimerkiksi vaarallisen laitteen vuoksi voi jäädä asiakkaalta itseltä huomaamatta, mutta jos asennetut laitteet löytyvät toiminnanohjausjärjestelmästä, voi yritys tiedottaa asiakasta ja ehdottaa sopivaa huoltoaikaa automaattisesti. Hyvät työkalut asiakkaiden näkökulmasta tuo myös huomattavasti lisämyyntimahdollisuuksia yritykselle.
