Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto

Nykypäivän liiketoiminta muuttuu ja kehittyy kovaa tahtia. Markkinat elävät ja yrityksen liiketoimintaprosesseja hiotaan ja muutetaan vastaamaan tarpeita. Järjestelmien pitää tukea näitä prosesseja ja pysyä mukana muutoksessa. Toiminnanohjausjärjestelmän arviointi tulee välillä ajankohtaisesti juuri edellä mainituista syistä tai puhtaasti uudistumisen ja kilpailukyvyn nostamisen vuoksi. Minkälainen projekti on toiminnanohjausjärjestelmän vaihto?

 

Monesti toiminnanohjausjärjestelmän vaihtoa viivytellään viimeiseen asti ja liian usein vaihto tehdäänkin vasta nykyisen järjestelmän ylläpidon päättyessä. On totta, että toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen ei ole yksinkertaisimpia projekteja, mutta hyvällä suunnittelulla, dokumentoinnilla ja resursoinnilla vaihto onnistuu yllättävänkin kivuttomasti ja nopealla aikataululla.

 

 

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

 

Tiettyjä asioita on hyvä ottaa huomioon jo ennen uuden toiminnanohjausjärjestelmän toimittajan valintaa. Nykytilan kartoitus pitää olla tehtynä ja tavoitteet kirjattuna, jotta osataan valita sopiva järjestelmä. On myös hyvä tehdä järjestelmän vaihdolle aikataulu sekä kiinnittää sopivat resurssit projektiin. Uuden toimittajan kanssa laaditaan yhdessä suunnitelma järjestelmän vaihtoon ja tässä on syytä hyödyntää toimittajan hyviksi kokemia käytäntöjä.

 

Prosessien määrittely ja niiden kuvaus ovat avainasemassa hyvää lopputulosta ajatellen. Toiminnanohjausjärjestelmät koostuvat useimmiten moduuleista esim. myynti, työnohjaus ja laskutus, joten koko ”putken” avaaminen ja toiminnallisuuksien varmistaminen takaa sen, että valituksi tulee juuri oman yrityksen tarpeisiin sopiva ERP-järjestelmä. Uuden järjestelmän muokattavuuteen sekä joustavuuteen kannattaa myös panostaa, jotta järjestelmä toimii myös liiketoiminnan kehittyessä ja muuttuessa.

 

Tässä CIOn artikkelissa on hyvin kiteytetty ERPn hankinnan ja vaihdon sudenkuopat.

 

 

Olemassa olevan datan kohtalo

 

Vanha toiminnanohjausjärjestelmä sisältää usein roppakaupalla tietoa, joka luonnollisesti halutaan säilyttää ja siirtää uuteen järjestelmään. Tällaisia tietoja voivat olla erilaiset rekisterit kuten asiakasrekisteri, laiterekisteri, huoltohistoria, työrekisteri jne. Dataa voidaan siirtää nykyaikaisilla rajapinnoilla järjestelmästä toiseen, mutta välillä osa työstä pitää tehdä manuaalisesti, jolloin yksinkertaisilla export-import toiminnoilla säästetään aikaa ja hermoja. Tässä vaiheessa onkin usein paikallaan miettiä, mitä tietoa halutaan siirtää uuteen järjestelmään ja mitä voidaan esimerkiksi vain arkistoida.

 

Määrittelyvaiheessa on usein käyty tiedonsiirto läpi ja varmistettu, että uudessa järjestelmässä on myös paikat tarvittaville tiedoille. Useimmissa nykyaikaisissa ERP-järjestelmissä on yksinkertaista ottaa data ulos järjestelmästä ja viedä esim. CSV-muodossa uuteen järjestelmään. Joissain tapauksissa tätä ei ole kuitenkaan tehty asiakkaalle mahdolliseksi, jolloin pitää turvautua vanhan järjestelmätoimittajan projektityöhön.

 

 

Uuden järjestelmän sisäänajo

 

Käyttöönottovaiheessa koulutus ja tuki ovat enemmän kuin tärkeitä. Mikäli yritys jää uuden toiminnanohjausjärjestelmän kanssa yksin ja ei saa apua ja tukea uuden järjestelmän käyttöön niin on enemmän kuin todennäköistä, että käyttö jää vähälle ja ERP-järjestelmän koko potentiaali jää käyttämättä. On siis syytä panostaa koulutukseen ja sisäiseen viestintään, sillä toiminnanohjausjärjestelmän vaihto on koko yrityksen asia ja kaikkien pitää olla sitoutuneita hankkeeseen.

 

Kertauksia ja koulutuksia on hyvä sopia myös käyttöönoton jälkeiselle ajalle esimerkiksi 2kk välein puolen vuoden ajan. Näin käyttäjillä on mahdollisuus esittää kysymyksiä ja oppia uutta jatkuvassa prosessissa. Käyttöönottovaiheessa koulutuksiin sijoitetut eurot tulevat moninkertaisina takaisin erittäin nopealla aikataululla.

 

 

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihto – Summa summarum

 

Mieti ja arvioi täyttääkö nykyinen ERP-järjestelmä kaikki tarpeet ja toimiiko se yrityksesi prosesseissa? Onko järjestelmässä aikaa vieviä lapsellisuuksia tai puutteita, jotka tulevat eteen päivittäin?

 

Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen ei ole mikään mörkö. Kehotankin satsaamaan uuteen järjestelmään mielummin kuin tekohengittämään vanhaa järjestelmää väkisin. Uusi tarpeisiin vastaava järjestelmä maksaa itsensä varmasti takaisin sekä rahallisesti että ajallisesti.

 

 

Ota yhteyttä meihin, niin keskustellaan lisää tilanteestasi!

 

1 Comment