toiminnanohjausjärjestelmän valinta

Mitä kannattaa huomioida toiminnanohjausjärjestelmää valitessa? 4. Vaihetta

Toiminnanohjausjärjestelmän valinta?


Parantaako toiminnanohjausjärjestelmän valinta liiketoimintaani?


toiminnanohjausjärjestelmän-valinta

1. Mitä haluan liiketoiminnassani parantaa?


Toiminnanohjausjärjestelmän valinta on yksi tärkein osa parantaessa yrityksen tuottavuutta. Tärkein kriteeri toiminnanohjausjärjestelmää valitessa on ehdottomasti miettiä, mitä asioita haluaa nykyisestä toimintamallista muuttaa. Muutos voi olla vain paperisten työmääräinten siirtämistä sähköiseen muotoon tai tuntikirjausten kerääminen automaattisesti. Pidemmälle viety tavoite voi olla resursoinnin tehostuminen tai asiakaspalvelun ja viestinnän tasonnosto. Tarpeiden jäsentely auttaa oikean toiminnanohjausjärjestelmän valinnassa, mutta myös budjetoinnissa ja myöhemmin eteen tulevassa määrittelyvaiheessa.


2. Budjetti


Kuten kaikessa toiminnassa jossa hankitaan tuotteita tai palveluita, on toiminnanohjausjärjestelmää valitessa hyvä miettiä heti, paljonko on valmis sijoittamaan järjestelmään. ERP järjestelmiä on monen hintaisia ja niissä on eri hinnoittelumalleja. Budjetti tai ainakin jonkinlainen hahmotelma siitä mitä kuinka paljon toiminnanohjausjärjestelmä saisi joko kertaluonteisesti tai kuukausittain maksaa, auttaa karsimaan jo alkuvaiheessa osan järjestelmistä pois. Järjestelmän toimittajan kanssa on myös hyvä käydä keskustelua siitä mitä mahdollisia ”piilokustannuksia” järjestelmän hankinta sisältää. Yleisimmin tällaiset erinäiset piilokulut syntyvät toiminnanohjausjärjestelmän eri osioiden kuukausimaksuista. Alkuun järjestelmä saattaa tuntua lähes ilmaiselta, mutta tarpeiden kasvaessa, eri osioiden yhteenlaskettu summa saattaa kohota huimasti.


3. Mistä voin joustaa?


Kaikki minulle nyt heti. Olisi hienoa, mikäli markkinat pystyisivät tarjoamaan toiminnanohjausjärjestelmän josta löytyisi kaikki ominaisuudet yhdellä kertaa. Tällainen yhdistelmä pystytään kyllä rakentamaan integroimalla eri järjestelmiä yhteen, tai antamalla järjestelmätoimittajalle rajattoman budjetin. Kannattaa siis miettiä ensimmäisessä vaiheessa myös sitä mikä on nyt tärkeää, mitä järjestelmässä pitäisi nyt olla, mitä jatkossa voisi hyvä olla ja minkä voin hoitaa jatkossa myös ns. vanhalla tavalla. Järjestelmätoimittajan kanssa on hyvä myös käydä keskustelua siitä mikä lopputuleman pitäisi olla, koska järjestelmät saattavat toimia eri lailla kuin on alun perin suunnitellut, mutta lopputulema on kuitenkin sama.


4. Käytettävyys / tuki


Toiminnanohjausjärjestelmän valinta on tärkeää, ja sen takia on tärkeä myös ymmärtää heikot lenkit. ERP-järjestelmän heikoin lenkki on valitettavasti käyttäjä. Alussa moni asia on hankalaa. Eihän polkupyöräilykään suju heti ensimmäisellä kerralla, mutta oikean kokoinen fillari sekä apupyörät auttavat siinä alkuun. ERP järjestelmän kanssa on hieman sama-asia. On olennaista valita helposti hallittava järjestelmä jonka käyttö on selkeää ja helppoa.


			
1 Comment