Tuntikirjausjärjestelmä

 

 

Tuntikirjausjärjestelmä saattaa nostaa karvat pystyyn monelle. Paperiset tuntilaput ja excel-taulukot ovat tuntien raportoinnissa arkipäivää vielä monessa yrityksessä. Kerran viikossa tai jopa kerran kuussa täytettävät tuntilaput ja niiden palautus esimiehelle vie kuun vaihtuessa aina useamman tunnin aikaa, kun muistelee missä tulikaan käytyä, kauanko töissä oikeasti oli ja tulikos pysäköinnistä maksaakin jotain. Virheiden ja unohdusten määrä kasvaa, kun tuntien kirjaus on manuaalinen prosessi ja varsinkin kerran kuussa palautuvat tuntilaput voivat tuottaa isojakin yllättäviä kuluja yritykselle. Husky Intelligencen tuntikirjaus tuo monia hyötyjä sekä yritykselle sekä käyttäjille tuntikirjauksien automatisoinnissa.

Automaatio työntekijän avuksi

 

Asiakas yrityksemme lähti tutkimaan eri tuntikirjaus vaihtoehtoja huomatessaan, että osa esimiesten ajasta valui hukkaan soittojen ja taulukoiden sekamelskassa. Tuntikirjauksien syöttäminen työntekijän toimesta ja niiden tarkistus esimiehen toimesta oli iso ja raskas urakka, vaikka tuntilaput täytettiin kerran viikossa.

 

Tutkittuaan ja vertailtuaan eri vaihtoehtoja, yritys päätyi Husky Intelligenceen. Perusteluina oli se että tuntikirjauksien vieminen Husky Intelligencen toiminnanohjausjärjestelmään tuo automaation avuksi sekä työntekijälle että esimiehille. Käyttäjän kuittaukset Huskyn mobiilista tuottavat tehtäväkohtaisten tietojen lisäksi automaattisesti myös tuntikirjausdataa käyttäjälle. Työntekijän tuntien täyttäminen on Huskyn automaattisen työaikakirjauksen tarkastaminen ja sen lähettäminen sellaisenaan esimiehelle hyväksyttäväksi. Valmiin ehdotuksen avulla käyttäjän ei tarvitse kuin tarkistaa ja lisätä mahdolliset kulut tuntikirjauksiin. Helpon ja nopean toiminnan avulla tuntien täyttämisestä tulee osa päivittäistä toimintaa, eikä sen tarvitse olla erillinen iso projekti. Tuntikirjaukset saadaan järjestelmään miltei reaaliajassa, jolloin niiden raportointi ja näkyvyys yritykselle on helppoa, ja mahdollisiin yllätyksiin voidaan puuttua nopeasti

Esimiehen työpöytä saatiin puhtaaksi tuntilapuista

 

Yrityksessä huomattiin että esimiehen työajan käytössä havaittiin selvä muutos kun Excel taulukoiden selaamisesta ja varmistussoittojen sumasta päästiin eroon. Esimiehen työaika suuntautui tuottavaan työhön ja töiden suunnitteluun. Esimiehet huomasivat että hyväksymiseen suoraan työntekijöiden ennakkotietojen perusteella oli iso helpotus, myös työntekijät huomasivat että järjestelmän kautta tuntien hallinnoiminen oli helpompaa kuin tuntilappujen täyttäminen.

 

Kun tuntikirjaukset ovat helppo ja nopea tehdä ja lähettää hyväksyntään, voidaan tuntihyväksyntäkin tehdä nopeammassa syklissä. Tunnit voidaan viedä useammankin hyväksyntätason läpi maksatukseen asti kokonaan sähköisesti ja pyhittää esimiehen työpöytä paperisten tuntilappujen sijaan tärkeämmille asioille.

 

Tuntikirjausjärjestelmä on tärkeä osa työnohjausta. Mikäli kiinnostuit, ota nyt yhteyttä Husky Intelligenceen ja ala tehostamaan toimintaasi!