Monella toimialalla työkuorman vaihtelu on suurta ja sitä ohjaavat esimerkiksi vuodenajat ja erilaiset sesongit. Tämä aiheuttaa omat haasteensa töiden resursointiin ja budjetointiin. Työkuorman vaihtelu vaikuttaa jopa ihan työntekijätasolle aina lomasuunnitelmista ylitöihin. Tasainen työkuorma takaa tasaisen kassavirran, joka on monelle yrittäjälle vähintäänkin tärkeä elementti. Millä keinoin työkuormaa voidaan tasata ja ennustaa järkevästi? Onko erilaisista tietojärjestelmistä tässä asiassa hyöytä ja voidaanko työnäkymä avata esimerkiksi vuodeksi eteenpäin? Onko työkuorman ennustaminen ylipäänsä mahdollista?

Työkuorman ennustaminen voi olla joissain tapauksissa haastavaa. Monesti työt voidaan jakaa kertaluonteisiin tehtäviin sekä toistuviin tehtäviin. Kertaluonteisia töitä ovat esimerkiksi yksittäiset korjaustyöt, asennukset tms.  Toistuvia töitä voivat olla esimerkiksi vuosihuollot, sopimuksen mukaiset siivouskerrat, laitteiden aikamääräiset huollot sekä tarkastukset. Monesti toistuvat työt on sovittu asiakkaan kanssa palvelusopimuksilla, jotka määrittelevät toistuvuuden sekä töiden sisällön. Mikäli sopimuksia on useampia kuin muutama, tarjoavat erilaiset ohjelmistot työkuorman tehokkaaseen hallintaan helpotusta. Husky Intelligence tarjoaa muun muassa palvelusopimusten hallintaan älykkään ratkaisun, kysy lisää asiantuntijoiltamme.

 

Palvelusopimusten hallinta on yksi osa-alue, jossa monella yrityksellä on mahdollisuus tehostaa toimintaa ja parantaa asiakaskokemusta. Älykäs ohjelmisto pystyy luomaan sopimusten mukaiset työt kalenteriin sopimusajaksi eteenpäin ja tähän voidaan yhdistää henkilöstölle lähtevät muistutukset sekä töiden ajankohdan vahvistusviestit asiakkaalle. Toistuvat työt voidaan tarvittaessa määrittää myös juuri oikeille viikonpäiville ja sovittuun kellonaikaan. Näin työkuormaan on selkeä näkyvyys ja resursointi ja budjetointi helpottuvat. Myös työntekijöille voidaan antaa näkyvyys työkuormaan, jolloin heidänkään ei tarvitse miettiä mitä on ensi viikolla tai ensi kuussa luvassa.

 

Palvelusopimusten tehokas hallinta helpottaa työkuorman ennustamista ja mahdollistaa yksittäisten töiden aikataulutuksen ns. hiljaisiin aikoihin. Mitä muuta älykäs työkuorman ennustaminen pitää sisällään? Jokaisessa yrityksessä kertyy suuria määriä operatiiviseen toimintaan liittyvää dataa. Monesti tätä dataa ei hyödynnetä työkuorman ennustamisessa kovinkaan tehokkaasti. On olemassa paljon asiakkaita, joilla ei ole palvelusopimusta, mutta jotka teettävät töitä aina tiettyyn aikaan vuodesta. Nämä voivat vuosi toisensa jälkeen tulla yllätyksenä, mikäli ei ole katsottu peruutuspeiliin ja analysoitu trendejä ja tapahtumia.

 

Lähtökohtana jokaisella kuitenkin on, että palvelut tuotetaan kustannustehokkaasti ja asiakkaan näkökulmasta laadukkaasti. Tehokas palvelusopimusten hallinta vaatii oikean ohjelmiston ja älykäs työkuorman ennustaminen tehokasta palvelusopimusten hallintaa sekä tapahtuneen operatiivisen toiminnan datan hyödyntämistä. Kun nämä molemmat asiat ovat yrityksellä hallussa paranevat asiakaskokemus ja palvelutaso, kustannustehokkuus ja tulos sekä työtyytyväisyys käsi kädessä.