Viestikeskus on yksi Husky Intelligence -toiminnanohjausjärjestelmän mielenkiintoisimmista ominaisuuksista. Olemme päässeet auttamaan asiakkaitamme viestinnän saralla ja rakentaneet erilaisia konsepteja automaattisen viestinnän ympärille. Asiakaspalvelu on tänä päivänä todellinen kilpailuetu ja kattavalla sekä virheettömällä viestinnällä asiakaskokemus saadaan täysin uudelle tasolle.

 

Eräällä keskisuurella asiakkaallamme oli pari haastetta liittyen viestintään: Miten varmistaa, että välittömästi työn suorituksen jälkeen asiakkaalle lähtee kuittaus tehdystä työstä ja kuinka asiakas voisi vahvistaa ehdotetun työn suoritusajan sopivuuden?

 

Soittoralli vai automaatio – Viestikeskus on ratkaisu

 

Asiakkaamme oli hoitanut töiden aikataulutuksen soittelemalla asiakkaat läpi ja hakenut vahvistuksen huoltoajoille. Tämä oli koettu työlääksi ja tuottamattomaksi tehtäväksi. Monesti myös joitain asiakkaita oli unohdettu kontaktoida ja tästä johtuen töitä jäi tekemättä sekä syntyi aikatauluristiriitoja. Asiakkaamme kääntyi puoleemme ja istuimme saman pöydän ääreen pohtimaan ratkaisua, joka poistaisi turhaa työtä ja lisäisi aikaa tuottavaan työhön.

 

Päädyimme hyödyntämään viestikeskus-ominaisuuden kaksisuuntaista tekstiviestiä sekä sähköpostia. Ennakkoon aikataulutetuista töistä lähtee nyt automaattisesti tekstiviesti asiakkaamme asiakkaille, johon he voivat vastata ja vahvistaa ehdotetun huollon ajankohdan. Toiminnanohjausjärjestelmä muuttaa työn tilaa vastauksen perusteella ja automaattisesti muuttaa työt vahvistettu -tilaan, sekä näkyviksi asentajille. Mikäli asiakkaamme asiakas vastaa ehdotettuun huoltoaikaan kielteisesti tai ei ollenkaan, niin työnjohdolle lähtee sähköposti, jotta he voivat kontaktoida asiakasta.

 

Ajankohdan varmistamisen automatisointi on vapauttanut resursseja tekemään laskutettavaa työtä ja vähentänyt merkittävästi virheitä. Asiakkaamme asiakkaat ovat myös ottaneet käytännön hyvin vastaan ja pitäneet yksinkertaista vahvistustapaa helppona ja toimivana ratkaisuna, jonka voi hoitaa vaikka keskeltä palaveria.

 

Muistitko ilmoittaa asiakkaalle, että työ on suoritettu?

 

Samaisen asiakkaamme asiakkaat toivovat usein, että heille tulee välittömästi tieto, kun työtehtävä on suoritettu. Monesti huoltokäynti voi seisauttaa muun työn tai sen halutaan muuten haittaavan mahdollisimman vähän esim. teollista tuotantoa. Asiakkaamme on hieman tuskaillut tämän asian kanssa, koska usein tulee tilanteita, jolloin asentaja tai työnjohtaja ei ole muistanut ilmoittaa asiakkaalle, että työ on suoritettu. Taas kerran istuimme asiakkaan kanssa alas pohtimaan ratkaisua.

 

Tehokas ratkaisu haasteeseen oli määrittää automaattinen sähköpostiviesti lähtemään samalla painalluksella, kun asentaja kuittaa tabletillaan työn tehdyksi. Viestit ovat räätälöity juuri tähän tarpeeseen asiakkaamme haluamilla sisällöillä. Jatkokehityksenä on jo puhuttu automaattisen työmääräimen/raportin lähettämisestä asiakkaalle, joka on myös mahdollista Husky Intelligence -toiminnanohjausjärjestelmällä.

 

Asiakkaamme otettua ratkaisun käyttöön ei enää ole tullut tilanteita, joissa kuittaus olisi jäänyt tekemättä. Tämän johdosta asiakkaamme ei enää ole saanut asiakkailtaan palautetta sovittujen töiden valmistumisilmoitusten laiminlyönnistä. Asiakastyytyväisyys on parantunut eikä asentajien ja työnjohdon tarvitse enää huolehtia siitä, onko nyt kaikille asiakkaille laitettu varmasti viestiä, että työt ovat valmistuneet.

 

Mikäli sinulla on haasteita työnohjauksessa tai viestinnässä sen ympärillä, niin älä epäröi ottaa yhteyttä. Löydämme varmasti tehokkaat ratkaisut, jotka helpottavat työntekijöidesi arkea sekä parantavat asiakaskokemusta. Myyntitiimimme kertoo asiasta mielellään lisää!