Pikaviestiratkaisut kuten WhatsApp, Signal ja Telegram ovat ilmaisina ratkaisuina kasvattaneet suosiotaan kommunikaatiovälineenä kenttätyötä tekevien työntekijöiden ja heidän esimiestensä välillä. Näiden ratkaisujen avulla on nopeasti ja edullisesti voitu viestiä esimerkiksi aikataulussa tapahtuneista muutoksista työntekijälle. Myös työntekijät ovat voineet raportoida työtehtäviin liittyvissä asioissa esimiehelle. WhatsAppin käyttö voi tulla yritykselle kalliiksi.Näiden ohjelmistojen käytön suosiota selittää paitsi edullisuus, niin myös se, että työntekijät käyttävät niitä myös vapaa-ajallaan perheen ja ystäväpiirin kanssa tapahtuvaan viestintään eli suurimmalla osalla työntekijöistä on esim. WhatsApp asennettuna puhelimeen.
WhatsAppin käyttö voi tulla yritykselle kalliiksi
Nyt kuitenkin Tietosuojavaltuutettu on puuttunut WhatsAppin käyttöön töiden hallinnassa. 20.10.2021 annettu päätös liittyy tapaukseen, jossa palvelualan yritys oli välittänyt WhatsApp-pikaviestinpalvelun kautta työntekijöiden henkilökohtaisiin puhelimiin asiakkaiden tietoja, joihin lukeutuivat esimerkiksi asiakkaiden nimet, osoitteet, puhelinnumerot, ovikoodit ja avainboksien numerot.
Annetussa päätöksessä Tietosuojavaltuutettu antoi yritykselle huomautuksen tietosuoja-asetuksen vastaisesta henkilötietojen käsittelystä ja määräsi sen muuttamaan toimintatapansa tietosuojasäännösten mukaiseksi.
Vaikka WhatsApp, Signal tai Telegram ovatkin näppäriä ja edullisia, niin niiden GDPR:n vastainen käyttö voi tulla yritykselle kalliiksi – ovathan GDPR rikkomuksista mahdollisesti määrättävät korvaukset huomattavan suuria. Parkki-Patelle 75 000 EUR ja Postille 100 000 EUR seuraamusmaksut. Suurimmillaan korvaukset voivat enintään 10 tai 20 miljoonaa euroa tai 2 tai 4 prosenttia edeltävän tilikauden vuotuisesta maailmanlaajuisesta kokonaisliikevaihdostaan sen mukaan, kumpi määristä on suurempi.
Field Service Management (FSM) ohjelmisto
Palveluyritysten kannattaakin harkita kenttätyön hallintaan (FSM, Field Service Management) juuri siihen tarkoitettua ratkaisua – kuten Huskya. Huskyn avulla hoidat töiden hallinnan tehokkaasti ja ilman riskejä GDPR rikkomuksista.
Husky Intelligence on Tampereella toimiva toiminnanohjausjärjestelmien palveluntuottaja, jolla on jälleenmyyjät UK:ssa ja Kanadassa sekä vankkaa kokemusta vaativilta palvelualoilta jo yli kymmenen vuoden ajalta. Mikäli kiinnostuit, ota nyt yhteyttä ja voimme katsoa juuri teidän yrityksellenne sopivan ratkaisun.
